Работодатель обязан в соответствии с положениями ст. 94 пункт 9а Трудового кодекса, вести документацию по вопросам, связанным с трудовыми отношениями. Это означает, что независимо от формы хозяйственной деятельности и количества сотрудников личные дела должны заводиться и вестись отдельно на каждого из них. Это обязательство особенно важно в связи с его доказательной значимостью в спорах о требованиях, вытекающих из трудовых отношений.
Личные дела сотрудников – правила поведения
Подробные правила хранения документации сотрудников включены в постановление министра по делам семьи, труда и социальной политики о документации сотрудников. В соответствии с положениями, содержащимися в положении, личные дела должны состоять из четырех частей:
Часть А — здесь собраны документы в связи с подачей заявления о приеме на работу,
Часть Б – содержит документы, связанные с установлением трудовых отношений и ходом трудоустройства,
Часть C — в которой собираются документы, связанные с увольнением данного лица,
Часть Д — место для хранения документов, связанных с ответственностью работника за приказ или ответственность, указанную в других нормативных актах: https://aktinfo.ru
Личное дело работника, состоящее из четырех частей, действует с 2019 года.
Личные дела — часть А.
В этой части собраны документы, собранные в связи с подачей заявления о приеме на работу. Поэтому работодатель может потребовать от кандидата на данную должность представить следующие документы:
- заполненная анкета соискателя,
- трудовые книжки с предыдущих мест работы или другие документы, подтверждающие стаж работы,
- документы, подтверждающие профессиональную квалификацию, необходимую для выполнения предлагаемой работы,
- аттестат об окончании школы высшего разряда, который есть у работника – для подтверждения полученного образования,
- направления на медицинское освидетельствование и медицинскую справку об отсутствии противопоказаний к работе на конкретной должности,
- другие документы, если обязанность их представления вытекает из отдельных правил.
Претендент на работу может также представить по собственной инициативе другие документы, например:
- сертификаты о прохождении курсов или тренингов,
- Сертификаты, дипломы
- подтверждение ее квалификации и профессиональных навыков.
Следует помнить, что в личном деле работника работодатель хранит только копии или копии представленных документов. Оригиналы могут быть запрошены только для ознакомления или с целью изготовления копии или стенограммы. Копии документов должны иметь пометку «копия, соответствующая представленному документу».
Личные дела — часть B
После завершения процесса найма работодатель может потребовать от уже работающего лица предоставить — в дополнение к данным, полученным при приеме на работу, — еще и другую информацию. Основанием в данном случае является ст. 221 § 2 ТК РФ. Ключевым документом, который оформляет работодатель, когда принимает решение о приеме на работу работника, и который обязательно должен содержать личные дела, является трудовой договор. Если круг обязанностей дополнительно указан, то он также должен храниться в части Б личных дел. Кроме того, он должен включать:
- письменное подтверждение того, что работник ознакомился с правилами трудового распорядка, информацией о работнике, содержанием норм и правил по охране труда, объемом сведений, составляющих профессиональную тайну,
- свидетельство о прохождении необходимого обучения по охране труда и технике безопасности,
- личная анкета на сотрудника,
- заявление работника-родителя о намерении или неосуществлении родительских прав, прав работника, осуществляющего уход за ребенком в возрасте до 4 лет, прав работника, осуществляющего уход за ребенком в возрасте до 14 лет,
- заявление работника с просьбой о выплате заработной платы наличными,
- информация о равном обращении,
- медицинские справки о периодических и контрольных осмотрах,
- соглашение о неконкуренции, если оно заключено,
- документы, связанные с вверением имущества работнику, повышением профессиональной квалификации, наградами,
- документы, связанные с заявлением и использованием отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком,
- документы о совмещении отпуска по уходу за ребенком с работой у того же работодателя,
- документы, связанные с сокращенным рабочим временем или индивидуальным графиком рабочего времени,
- письма о предоставлении неоплачиваемого отпуска работнику,
- заявления о расторжении условий трудового договора работнику или изменении этих условий иным образом,
- заявление работника об информировании компетентного участкового инспектора труда о найме ночных работников и копия информации по этому вопросу на имя компетентного инспектора труда
Как и в части А, в части Б работодатель может собирать и другие документы, не указанные в положении, но необходимые для документирования определенных событий, происходящих в процессе приема на работу работника.
Также следует помнить, что работодатель обязан вести учет работников, касающийся:
- подозрение на профессиональное заболевание,
- профессиональные заболевания,
- несчастные случаи на работе и несчастные случаи по дороге на работу и с работы,
- документы о льготах, связанных с этими заболеваниями и несчастными случаями.
Кроме того, когда работодатель выдает работнику пропуск, служебную карточку, справку, доверенность, то этот факт также следует отметить в личном деле работника, приложив ксерокопию соответствующего документа.